Blog - Meer impact met minimalisme, data looks better naked

Door Robert Metsemakers 13 okt 2022

Let hierop als je in een vergadering een grafiek presenteert: 1.Laat overbodige of dubbele gegevens weg; 2.Geef minder belangrijke gegevens minder aandacht; 3.Leg nadruk op de belangrijke zaken (met GROTE letters, vetgedrukt, in kleur).










Minimalistische slide
Bij een interne presentatie weet je publiek echt wel waar ze werken en welke dag het is. Het gaat ze meer om de presentatie-inhoud dan om de titel of jouw naam. Die gegevens hoef je dus niet allemaal op elke slide te herhalen. Ook bij externe presentaties hoeft dat niet per se.
Laat, als onderaan elke slide onder een horizontale lijn alleen een paginanummer staat, beide items weg. Je toeschouwers kunnen immers maximaal zeven visuele items tegelijk verwerken. Als die lijn toch moet van de huisstijl, maak hem dan niet rood of lichtblauw. Dat trekt de aandacht en leidt af van je echte boodschap. Grijs? Prima, maar niet vijftig verschillende tinten op één slide. Bedenk eerst een inhoudelijke titel. Wat wil je zeggen met de slide? Dus waarom bestaat hij? Kun je dat niet in één korte zin formuleren, laat hem dan weg uit je presentatie. Vaak past deze verzonnen zin bij wat het publiek toch al verwacht of meteen als logisch van je accepteert. Als men instemmend knikt na het lezen van de titel, kun je meteen naar de volgende slide in je presentatie.

De grote, vette letters (zie krantenkoppen) wordt door McKinsey' een 'so what' regel genoemd. Ervaren krantenlezers weten: het antwoord op de vraag in een kop is altijd ‘neen’. Gebruik dus geen vraag, maar zeg wat je bedoelt. Dus in het voorbeeld hierboven niet ‘Productiviteit per afdeling’, maar eerder ‘Marketing is de minst productieve afdeling in ons bedrijf’. Soms heeft het publiek extra uitleg nodig. Een grafiek helpt dan om onderliggende gegevens te tonen, zeker als je hun ontwikkeling in de tijd of hun onderlinge relatie zichtbaar wilt maken.

Minimalistische grafiek
Leg in een grafiek de nadruk op de data en niet op versiersels. Effen wit is een betere achtergrond dan bont gekleurd. Wit vormt een ‘passe-partout’ om de grafiek, dus aparte kaderlijnen zijn overbodig. Als je met labels in een kolom (verticaal) of balk (horizontaal) grafiek exact de afgebeelde waardes toont, kun je de Y-as of X-as weglaten, net als horizontale en verticale hulplijnen richting die assen. Door labels te plaatsen bij de lijnen in een lijngrafiek, in/naast een balk of in/onder een kolom ziet je publiek ondubbelzinnig welke gegevens worden getoond. Maar het gaat in de grafiek om het vergelijkende gevoel: welke staaf is de grootste, welke is de kortste? Je kunt natuurlijk afspreken in je organisatie dat je de kolommen of balken altijd oplopend (of aflopend) sorteert, dan weet je waar je moet kijken.
Excel-gebruikers weten dat je die ene kolom afwijkend kunt kleuren, als je in de grafiek twee dataranges tegelijk toont. In de oorspronkelijke datarange zet je die ene kolom op nul. Die tweede datarange bevat alleen die apart te kleuren waarde en verder allemaal nullen. Heel makkelijk, de tweede keer dat je het doet.

Maar eigenlijk zijn door gebruik van labels in een kolom of balk grafiek aparte kleuren per rechthoek overbodig. Alles in een kleur is minder druk en goedkoper af te drukken. En ook de legenda (een aparte box bij de grafiek, normaliter met een eigen kader en achtergrond, die de betekenis van de gebruikte kleuren toelicht) kan vervallen.

Vermeld de bron van de getoonde data onderaan wel, maar in grijze, kleinere letters. Dan leidt het de reeds overtuigde luisteraars niet af en de muggenzifters zijn ook tevreden. Darkhorse Analytics heeft een animatie “data looks better naked” over het met impact presenteren van een kolom grafiek.

Zie ook: https://www.darkhorseanalytics.com/portfolio/data-looks-better-naked-bar-charts

Robert Metsemakers

Robert Metsemakers schrijft op persoonlijke titel en is als ervaren IT-auditor en informatiebeveiligingsexpert beschikbaar voor security-advies en (algemene) schrijfopdrachten via robert.metsemakers@gmail.com

Dit blog verscheen in IB5-2022.